Garansi dan Kontrak Maintenance, apa bedanya ???
Garansi
secara umum dapat dikatakan suatu jaminan yang ditentukan atau ditetapkan oleh principal (pembuat produk) dalam waktu tertentu dan dalam kondisi tertentu pula.
Suatu misal jika kita membeli produk elektronik (misalnya TV), didalamnya terdapat secarik kertas yang bertuliskan “Kartu Garansi“. Didalam kartu garansi tersebut berisi tentang identitas pembeli yang harus diisi, identitas produk yang dibeli, tanggal pembelian, tanggal berakhirnya garansi dan lamanya waktu garansi tersebut, misalnya 3 tahun.
Jika TV yang dibeli pada tanggal 1 sept 2009, mengalami gangguan yang diakibatkan karena kesalahan teknis pada TV tersebut dan rusaknya pada tanggal 1 sept 2010, maka produk ini masih dalam masa garansi. Pembeli berhak melakukan claim terhadap produser atau penjual TV tersebut dengan mengikut sertakan karta garansi yang dia miliki pada saat membeli. Pembeli juga tidak dikenakan biaya sepeserpun untuk kerusakan tersebut, dikarenakan masa garansi masih berlaku 2 tahun lagi.
Kontrak Maintenance
secara umum dapat diartikan sebagai suatu kesepakatan antara dua pihak yang terikat dalam satu aturan dan jangka waktu tertentu untuk melakukan suatu pekerjaan tertentu pula.
Garansi dan kontrak maintenance dua hal yang berbeda, kalau garansi pembeli hanya bersifat secara pasif, sedangkan pada kontrak maintenance, pembeli atau lebih tepatnya disebut pengguna barang atau jasa dapat melakukan proses nego terhadap penyedia layanan kontrak maintenance terebut, dikarenakan kontrak maintenance mempunya nilai nominal yang cukup tinggi harganya.
Misalnya kita membeli peralatan IT berupa Server, biasanya pada saat distributor atau reseller memberikan penawaran harga, terdapat 2 item harga yang berbeda :
- Harga server (including garansi)
- Harga maintenance
Misalnya harga server $4,000 dan harga maintenance 15% dari harga server, yaitu $600 per tahun. Jadi total pembelian yang harus dikeluarkan oleh suatu perusahaan adalah $4,600 (exclude ppn 10%).
Yang perlu dicermati disini adalah harga maintenance
Ada beberapa alasan kenapa kita menggunakan jasa maintenance, diantaranya adalah :
- Server tersebut harus online 24 jam atau selama office hours secara terus menerus sehingga tidak di tolelir adanya down time meskipun hanya 10 menit.
- Kerugian perusahaan akibat server rusak atau mati lebih besar dari harga maintenance dalam 1 tahun atau lebih.
- Tidak adanya SDM IT pada perusahaan tersebut.
Jika bukan karena hal tersebut diatas, factor maintenance lebih baik dihilangkan, karena bisa berdampak berkurangnya anggaran tahunan yang anda miliki. Apalagi jika jumlah server atau IT device yang anda miliki cukup banyak.
Prediksi untuk device yang baru dibeli (server, workstation, network device) jarang sekali mengalami masalah dalam masa 1 tahun. Sehingga pada saat anda memutuskan untuk beli device tersebut lebih baik menghilangkan factor maintenance, cukup garansi saja untuk mengcover jenis kerusakan yang diakibatkan oleh mesin itu sendiri. tidak perlu tergoda oleh rayuan marketing atau Account Manager yang ditunjuk untuk perusahaan anda.
Jika mau memutuskan untuk membeli layanan maintenance, lebih baik melakukan secara bertahap dengan sangat memperhatikan isi dari kontrak yang akan disetujui. Diskusikan dengan manager atau atasan anda sebelum memutuskan untuk memakai jasa maintenance. Jika anda seorang pengambil keputusan untuk melakukan kontrak maintenance, pastikan budget dalam 1 tahun sudah termasuk semua maintenance yang akan anda setujui, jangan sampai budget maintenance ini mengambil dari budget item-2x yang lainnya yang penting buat perusahaan anda.